Hochzeitsplaner werden: Power Tipps, Tricks & alle Fakten

Infos, Wege, Fakten

Immer wieder wird mir die Frage gestellt: „Wie kann man eigentlich Hochzeitsplaner werden?“ 

Du fragst Dich, welche Voraussetzungen man für diesen Job braucht? Und welche Dinge Du dazu unbedingt wissen musst? Gibt es eine Ausbildung oder Kurs, den man besuchen kann? 

Alle Fragen und Details erfährst Du in diesem Artikel.

Hochzeitsplaner werden: Voraussetzungen für den Beruf

Generell gibt es keine beruflichen Voraussetzungen, um Wedding Planer zu werden. Es zählt kein Schulabschluss oder Studium, da „Hochzeitsplaner“ kein geschützter Beruf ist. 

Was Du aber definitiv brauchst, sind folgende Fähigkeiten:

• Durchsetzungsvermögen
• Feinfühligkeit
• Sehr gute Computerkenntnisse
• Ein dickes Fell
• Kreativität
• Sehr gutes Zeitmanagement
• Gute Sprachkenntnisse 
• Empathie
• Bewusstsein für die Selbstständigkeit

Du solltest auf ein gepflegtes Erscheinungsbild achten und Dich dem Stil Deiner Wunschkunden anpassen. So zeigst Du, dass Du ihre Welt verstehst und die richtige Person für ihre Planung bist.

 

Aus- und Weiterbildung für Hochzeitsplaner

Wedding Planer ist kein klassischer Ausbildungsberuf. Viele, die in diesem Job tätig sind, haben aber z.B. Eventmanagement studiert oder eine Ausbildung als Veranstaltungskauffrau/Veranstaltungskaufmann absolviert. Auch Bankettleiter oder andere Angestellte, die mit der Veranstaltungsorganisation zu tun hatten, werden später Hochzeitsplaner. 

Doch, welche konkreten Möglichkeiten gibt es, etwas speziell über Hochzeitsplanung zu lernen?

Zum einen gibt es verschiedene IHK-Kurse, bei denen man ein Abschlusszertifikat erhält. Hier lernt man die Basics, beschäftigt sich mit Gründung eines Unternehmens, bekommt Informationen zum Branding und der Arbeit als Hochzeitsplaner. 

Außerdem gibt es verschiedene erfolgreiche Planer, die in privaten Kursen ihr Wissen weitergeben. Kerrin Wiesener und ich haben 2017 „Wedding Planning Like A Pro“ gegründet und seitdem viele Planer unterstützt. Egal ob „alter Hasen“ oder „junge Hüpfer“: diese Masterclass wurde entwickelt, um das Beste aus Dir herauszuholen und der perfekte Wedding Planer zu werden.

Auch ein Fernstudium ist möglich. Hier lernst Du in deinem eigenen Tempo mit Skripten zum Lesen und/oder Videos etwas über den Alltag eines Hochzeitsplaners.

Einen umfassenden Überblick, Hochzeitsplaner zu werden, bietet die „Wedding Planner Days„. Der Bund deutscher Hochzeitsplaner lädt einmal im Jahr Interessierte am Berufsbild des Hochzeitsplaners ein und informiert in Vorträgen, Talkrunden und privaten Speedcoachings über alle wichtigen Punkte. Geschnürt wird ein rundes Informationspaket für den wissbegierigen Nachwuchs.

 

Hochzeitsplaner werden: angestellt oder selbstständig

Viele wünschen sich eine Festanstellung als Hochzeitsplaner – diese Stellen sind jedoch sehr rar und kaum jemand bietet Vollzeit Arbeitsplätze an. Die meisten Planer sind selbstständig.

Du solltest Dich also auf jeden Fall mit dem Gedanken anfreunden, ebenfalls Dein eigenes Unternehmen zu gründen.

Oftmals arbeiten selbstständige Hochzeitsplaner dann mit anderen ebenfalls selbstständigen Planern zusammen. Der eine schreibt dem anderen eine Rechnung über seine Leistung.

Wichtig: Die Selbstständigkeit ist nicht für jeden etwas. Überlege Dir gut, ob Du dieses Risiko eingehen willst und ob Du genug Disziplin und Rücklagen hast, um diese Arbeitsweise zu meistern.

Mir persönlich hat in den ersten Jahren ein Existenzgründercoach sehr geholfen, mich in den Alltag als Unternehmen einzuarbeiten. Buchhaltung, Abrechnung, Marketing, Businessplan & Co. sollten gelernt sein.

Du möchtest in die Selbstständigkeit starten? Dann benötigst Du zuerst einen Gewerbeschein.

Insbesondere das erste Jahr der Selbstständigkeit ist hart – ich möchte hier gar nichts beschönigen. Einige Planer starten deshalb im Nebenerwerb und haben noch einen Job im Angstelltenverhältnis. Dies kann und mag einige Zeit gut gehen, birgt aber auch viele Probleme. Du musst tagsüber erreichbar sein, viele Telefonate führen und natürlich auch Absprachen treffen. Eine Location ist zum Beispiel in der Regel nicht permanent Abends besetzt. Auch wirst Du bezüglich des Arbeitspensums schnell an Deine Grenzen kommen.

Was also tun? 

• Über die KfW-Bank erhält man einen günstigen Kredit für Existenzgründer. Dies kann eine gute Möglichkeit sein, das Unternehmen mit voller Power aufzubauen und so Hochzeitsplaner zu werden.
• Starte 50/50 und investiere mindestens 50% Deiner Zeit für das neue Business. Die anderen 50% könnte ein Teilzeitjob füllen – so lange, bis Du erste Aufträge an Land gezogen hast.

Wichtig: Um Geld zu verdienen, musst Du erst Geld ausgeben! Ich mache hier bewusst keinen Punkt, sondern ein Ausrufezeichen. Denn das ist ein Fakt. Du brauchst ein hochwertiges Design, eine wirklich gute Homepage, die Dir Kunden bringt.
Zudem Businessfotos, vielleicht einen kurzen Imagefilm. Alles muss zeigen, dass Du Geschmack und Stil hast, wer Du bist und dass Du für Qualität stehst. 

 

 

Wo arbeitet ein selbstständiger Hochzeitsplaner?

Die meisten Planer arbeiten im Home-Office und haben sich somit zu Hause ein Büro eingerichtet. 

Mein Tipp: Achte darauf, dass dies wirklich ein separater Raum ist. Du muss Dich konzentrieren können, darfst nicht abgelenkt werden. Zudem ist es so einfacher, die Grenze zwischen Business und Privatleben zu ziehen. Hast Du Feierabend? Dann raus aus dem Büro und Türe zu.

Für den Start benötigst Du nicht viel mehr als einen Schreibtisch, Stuhl, Computer und ein Handy. 

Nicht immer ist das Home-Office aber möglich oder sinnvoll. Deshalb gibt es auch viele Bürogemeinschaften – entweder rein für Hochzeitsdienstleister oder aber generell offen für jeden. Der Vorteil: So hast Du wahrscheinlich einen repräsentativeren Ort, um Brautpaare und Dienstleister einzuladen. Und viele empfinden es als angenehm, morgens das Haus zu verlassen und zum Arbeiten in ein externes Büro zu gehen. 

Der Nachteil: natürlich die Kosten. Was für Dich funktioniert, findest Du sicher schnell heraus.

Was Du für Dein Homeoffice brauchst, um Hochzeitsplaner zu werden:

• Schreibtisch, Stuhl, Einrichtung
• Laptop/Computer
• Handy
• Schreibmaterialien
• Gängige Programme wie z.B. Outlook, ein Kalendertool, Word, Excel o.ä.

Was Du sonst noch brauchst, um Hochzeitsplaner zu werden:

• Bankkonto
• Gewerbeschein
• Ziel Zeit für Recherchen im Vorfeld
• ein Auto
• Passende praktische und schicke Kleidung

 

Aufgaben eines Hochzeitsplaners

In den Köpfen vieler Leute ist das Bild des Hochzeitsplaners leider sehr verzerrt und entspricht nicht der Realität.

Immer dekorieren, lächeln, umarmen? Nein, so sieht es nicht aus.

Ein Wedding Planer ist ein Eventmanager und hat die komplette Verantwortung für den Hochzeitstag seiner Kunden. Er muss vielseitig sein, viel können und extrem durchsetzungsfähig sein.

Hier eine kleine Liste von Dingen, die erledigt werden müssen:

• Viele Gespräche führen
• Wünsche der Kunden umsetzen
• Deko-Konzepte erstellen
• Viel Diskutieren
• Überwiegend Büroarbeit (Computer, Telefon)
• Kundengespräche
• Akquise / Marketing
• Kontrolle
• Rechnungskontrolle, Abrechnungen & Buchhaltung
• Betreuung am Hochzeitstag
• Auf- und Abbau bzw. Koordination
• Dienstleister vermitteln
• Recherchearbeit
• Locationbesichtigungen
• Zusammenstellung aller Unterlagen
• Sichtung von Verträgen
• Briefing des Teams
• Ansprechpartner für alle Beteiligten
• Einkauf
• Plan B für alles entwickeln
• Schnell Entscheidungen treffen
• Gästemanagement

und vieles mehr.

Eines sollte Dir unbedingt bewusst sein, wenn Du Hochzeitsplaner werden möchtest: Deine Tage können sehr lang und ausgefüllt sein! Insbesondere im Sommer sind 12-16 Stunden Tage normal und gehören dazu. Kundentermine finden meist nach 18.00 Uhr statt – denn dann haben potenzielle Brautpaare Feierabend und Zeit, sich mit einem Hochzeitsplaner zu treffen. Auch Deine Wochenenden werden sich verändern: Möchtest Du Hochzeitsplaner werden, bist Du dann mit wichtigen Vorabrecherchen beschäftigt. Schaue Dir alles an, was interessant sein könnte: Locations, Messen, Netzwerktreffen etc. Und bist Du dann erfolgreich im Business, hast Du an den Wochenenden Aufträge oder Kundentermine.

Was buchen die Kunden?
Am schönsten ist natürlich eine Komplettplanung, dass heißt, dass Du von A-Z für die Hochzeit verantwortlich bist und das Brautpaar während der gesamten Planung begleitest. Doch auch Teilplanungen werden oft nachgefragt, z.B. eine reine Locationrecherche, die Erstellung eines Dekokonzeptes oder die Vermittlung verschiedener Dienstleister. Hier bist Du der Ansprechpartner für den gebuchten Punkt und führst nur diese Dienstleistung aus. 
Auch oft gesucht: ein Zeremonienmeister. Hier begleitest Du als Hochzeitsplaner nur den Hochzeitstag – die Planung hat das Brautpaar alleine gemacht.

Viele Planer bieten neben der klassischen Hochzeitsplanung auch die Organisation von Firmenevents und anderen privaten Feiern wie z.B. Geburtstagen, Babypartys etc. an. So kann das Einkommen und der Kundenkreis vergrößert werden.

 

 

Hochzeitsplaner werden: Corporate Design erstellen

Wie soll Dein Unternehmen heißen? Ich glaube, den Namen zu finden und sich für das Design eines Logos zu entscheiden, sind die schwierigsten Entscheidungen während der Gründung. Alles soll professionell wirken, aber auch zu Dir und Deiner Persönlichkeit passen.

Hole Dir am besten professionelle Unterstützung, um Deinen Start bestmöglich gestalten zu können.

Achte darauf, das Logo in verschiedenen Größen zu haben, damit Du es sowohl gut im Web, als auch für einen Druck verwenden kannst.

Bevor Du Dich in einen Namen und in ein Design verliebst, solltest Du prüfen, ob diese eventuell bereits verwendet werden und/oder geschützt sind.

Spricht nichts dagegen, kannst Du dann alles als Marke anmelden. Das kannst Du entweder selbst einreichen oder einen Anwalt für Markenrecht damit beauftragen. Willst Du erfolgreich Hochzeitsplaner werden und ein seriöses Business etablieren, rate ich Dir auf jeden Fall Deine Marke eintragen zu lassen.

Ich selbst habe in den Anwalt investiert, der mir alle Recherchen, das Ausfüllen der Formulare und die Einreichung der Marke abgenommen hat. 

Wie mein Corporate Design aussieht und wie ich dies für mich umgesetzt habe, siehst Du auf der Homepage von Freakin’ Fine Weddings.

Wenn Du Unterstützung bei der Umsetzung suchst, habe ich einen guten Tipp für Dich! Denn unter Freakin‘ Fine Friends empfehle ich Dir von Herzen tolle Dienstleister, die in ihrem Job unschlagbar gut sind. Corporate Design, Homepagebau, Businessfotos und noch vieles mehr habe ich für Dich zusammengetragen. 

 

Kontakte des Wedding Planers

Als guter Eventmanager weiß man: man lebt von seinen Kontakten. Der, der mit den besten arbeitet, bekommt das perfekte Ergebnis. Und nur das zählt für unsere Kunden.

Es ist deshalb immens wichtig, gutes Networking zu betreiben. Präsent sein, sich vorstellen, immer aktiv sein, freundlich anderen Dienstleistern begegnen und sich so sein Team zusammenstellen.

In der Regel erstellt man für sich ein Portfolio mit verschiedenen Sparten und hat hier 5-10 Unternehmen gelistet. So kann man je nach Kundenwunsch das Passende anbieten.

Wo findet man die passenden Kontakte? Z. B. auf Hochzeitsmessen, Netzwerktreffen (für die Hochzeitsbranche oder für Selbstständige allgemein), Kongressen – so lernt man die Person persönlich kennen und bekommt einen ersten Eindruck von der Persönlichkeit.

Natürlich ist auch Google ein treuer Freund und zeigt euch garantiert passende Ergebnisse. Diese Dienstleister gilt es dann zu kontaktieren und kennenzulernen. Du möchtest ein erfolgreicher Hochzeitsplaner werden? Dann sind gute Kontakte das A und O.
Und natürlich solltest Du einem Kunden niemals jemanden empfehlen, den Du nicht kennst. Sollte etwas schief gehen, fällt dies schnell auf Dich zurück. Doch ist der Kunde glücklich, wird er sich immer daran erinnern, wer ihm diesen tollen Tipp gegeben hat.

Du siehst: wenn man Hochzeitsplaner werden möchte, muss man viel beachten.

 

 

Wichtige Tipps für angehende Hochzeitsplaner:

• Die Hochzeitsplanung macht Dir Freude? Das ist schön! Bitte bedenke aber, dass Du hierfür viel Hintergrundwissen benötigst. Dies solltest Du Dir unbedingt aneignen.
• Hochzeitsplaner werden ist einfach? Nein, Du brauchst Biss und Durchhaltevermögen. Es gibt bereits viele Planer und deshalb musst Du gut überlegen, ob Du diesen Trendberuf wirklich ergreifen möchtest.
• Du arbeitest dann in einem Saisongeschäft. Den Sommer über wirst Du (hoffentlich) viel beschäftigt sein. Bedenke, dass Du Freunde und Familie nicht oft sehen wirst bzw. Deine Wochenenden für die Arbeit reserviert sind.
• Kalkuliere Deine Preise gut und sinnvoll. Viele Hochzeitsplaner arbeiten sehr viel und haben trotzdem am Ende des Monats zu wenig auf dem Konto. 
• Erschaffe Dir ein zweites Standbein. Sobald Deine Selbstständigkeit als Wedding Planer anläuft, solltest Du weiterdenken. Wo liegen weitere Stärken und wie kannst Du diese nutzen?
• Viele, die mit der Hochzeitsplanung starten, investieren ihr Geld in Dinge wie Blöcke, Stifte etc. im eigenen Design. Das ist schön, aber definitiv nicht notwendig. Kauft mit Überlegung und legt euer Geld lieber in hochwertiges Brandig, Homepage etc. an.

Welche Anfängerfehler die meisten Wedding Planer machen, erfährst Du in diesem Video: